1. Инструкция По Ведению Электронного Архива В Испытательной Лаборатории
2. Инструкция По Ведению Электронного Архива Испытательной Лаборатории
3. Инструкция По Ведению Электронного Архива В Организации
4. Инструкция По Ведению Электронного Архива На Предприятии

Общепринятый формат для хранения и архивирования электронных документов - PDF/A. Следует отличать его от привычного PDF, с каждым обновлением которого появляются все новые возможности для работы с файлами.. Должностная инструкция, ответственного за архив. О налоговых уведомлениях для физ.лиц. Минфин РФ напоминает о сроках хранения учетных документов. Принципы организации и ведения электронного архива в программе. Являющиеся администраторами или архивариусами, найдут инструкцию, как.

25 мая 2011, 11:08 Инструкции нет. Но я думаю, что это включено в эту инструкцию. Архивариус обязан: 2.1.1. Организовывать хранение и обеспечивать сохранность документов, поступивших в архив. Принимать и регистрировать поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвовать в разработке номенклатур дел, проверять правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифровать единицы хранения, систематизировать и размещать дела, вести их учет.

Подготавливать сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение (на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли). Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

• Aug 9, 2016 - Ведение архива. Читайте по теме в электронном журнале. Отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции.
• Предлагаются три схемы организации электронного архива инженерной документации. Даются рекомендации по ведению электронного архива технологической и конструкторской документации. Изучив данное учебное пособие, студенты самостоятельно создадут структуру архива, организуют хранение отсканированной конструкторской документации по трем схемам.: © Санкт-Петербургский государственный университет информационных технологий, механики и оптики, 2007. Яблочников, А.Л. Комисаренко, 2007.

Участвовать в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следить за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

Контролировать соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдавать в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составлять необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливать данные для составления отчетности о работе архива. Принимать необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. Архивариус должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять начальнику архивного отдела отчетную и иную служебную документацию. Регламент рабочего времени архивариуса соответствует нормам федерального законодательства о труде.

Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется 'Правилами внутреннего трудового распорядка' предприятия. В случае служебной необходимости архивариус может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

Разработчики конструкторских электронных архивов и документооборота Разработчик: Продукт: — это система, предназначенная для управления информационными потоками и электронной документацией проектных, конструкторских, производственных организаций и любых других предприятий, в работе которых используются технические данные и создаваемые на их основе документы: чертежи, планы, схемы, спецификации, ведомости и т.п. Разработчик: Продукт: – современный российский программный комплекс для решения задач конструкторско-технологического и организационно-распорядительного документооборота, а так же комплексного управления инженерными данными предприятия. Простая, быстрая и удобная в использовании система T-FLEX DOCs 2010 построена на основе самой современной программной архитектуры с использованием наиболее передовых технологий корпорации Microsoft.

Уникальные функциональные возможности, охватывающие задачи конструкторско-технологического документооборота, работу канцелярских, маркетинговых и других служб предприятия, позволят с первых же дней внедрения получить весьма ощутимые преимущества от взаимодействия всех подразделений в едином информационном пространстве. От переводчика. В настоящее время наша компания ведет активную работу по созданию и внедрению. Начиная публикацию цикла статей по данной тематике, в который войдут как оригинальные тексты, так и переводные материалы, мы хотели бы предложить вниманию наших читателей статью Лена Аспри, австралийского специалиста в области ECМ, посвященную проблемам использования ECM-систем для работы с чертежами. Статья написана в 2006 году, но затрагиваемая в ней проблематика не утратила своей актуальности и сегодня: автор ведет речь о специфике чертежей как особого вида документов, о проблемах совместимости форматов хранения технической информации, о практических аспектах внедрения ECM-решений для работы с чертежами. При переводе текстов по ECM-проблематике неизбежно встает проблема адекватной передачи терминологии.

Для многих терминов достаточно сложно подобрать адекватные русские эквиваленты. Поэтому в переводе данной статьи мы в некоторых случаях сознательно отказываемся от калькирования английских выражений и передаем их при помощи уже закрепившихся в русском языке оборотов. Так, в некоторых случаях мы передаем аббревиатуру ECM (Enterprise Content Management) как СЭА (система электронного архива). Мы считаем этот шаг вполне оправданным, так как: (1) системы электронного архива принадлежат к классу ECM-систем; (2) в статье чертежи рассматриваются как записи (records), а термин «системы управления записями» (ERM, electronic records management) в русском языке не прижился, и для обозначения ERM-систем в русскоязычных публикациях гораздо чаще употребляется термин СЭА. Чертежи являются носителями важной информации во многих государственных и коммерческих организациях, однако им еще не уделяется должного внимания при внедрении СЭА. Чертежи важны уже потому, что они представляют такие активы предприятия, как здания, машины и оборудование.

Вместе с технической документацией чертежи описывают эти активы. Чертежи вполне можно рассматривать как записи, свидетельствующие о проектной и конструкторской активности, но при этом специалисты в области управления информации нередко недооценивают их важность, что зачастую подвергает организацию серьезному риску.

Инструкция По Ведению Электронного Архива В Испытательной Лаборатории

Нередко бывает так, что чертежам не уделяют внимания до возникновения чрезвычайной ситуации. К сожалению, в таких ситуациях нередко имеет место и потеря капитальных активов ( Прим. Перев.: работа по систематизации и переводу в электронный вид документации Саяно-Шушенской ГЭС началась лишь после печально известных событий августа 2009 года. В это же время наша компания ).

При работе с большим количеством оборудования, независимо от области его применения, неизбежно возникает необходимость хранить огромное количество сопутствующей технической документации, такой как руководства пользователя, технические характеристики, инструкции по эксплуатации. Если компания занимается продажей оборудования, то кроме всего прочего необходимо обеспечить оперативный доступ ваших клиентов к этой документации.

Стоимость бумажного ведения дел. Потеря производительности в связи с поиском документов. Отправка документов по факсу и e-mail клиентам и сотрудникам.

Копирование и хранение документов с целью архивирования. Дорогое физическое пространство для хранения документов. Совокупное влияние на общую стоимость и качество сервиса, предоставляемое вашим клиентам. С электронным архивом технической документации.

Инструкция По Ведению Электронного Архива Испытательной Лаборатории

Авторизированный доступ клиентов к базе документов. Эффективный поиск документов позволяет восполнить потерю в производительности. Быстрая и экономичная рассылка документов посредством CD, web и e-mail.

Простое и безопасное цифровое архивирование. Уменьшение необходимости в физическом пространстве хранения документов за счет использования цифровых хранилищ. Совокупный полезный результат уменьшения стоимости и более эффективное обслуживание клиентов. Что позволяет электронный архив технической документации Электронный архив — это система управления электронным архивом документов, которая поможет перевести документацию в электронный вид простым сканированием бумажных документов и сохранением их в архиве. Электронный Архив управляет образами документов легко, предоставляя функции индексирования документов, быстрого поиска и безопасного доступа к ним. Документы предоставляются по требованию по локальной сети предприятия, на CD или через Интернет. Документы хранятся в цифровом архиве, предотвращая потерю данных.

Реальный мировой опыт показывает впечатляющее сокращение затрат на рассылку бумажных документов и физические пространства хранения при более высокой сохранности и доступности документов. Электронный архив и техническая документация Ваши сотрудники используют высокоскоростные сканеры для того, чтобы ввести новые инструкции, схемы и руководства, другими словами, все документы, сопровождающие поставку оборудования — все рабочие и архивные записи в единую базу данных Электронного Архива. Вы можете подключить в электронный архив технической документации систему распознавания текста и форм, внести таблицы и другие электронные документы.

Распознавание документов позволит производить полнотекстовые поиски по полному содержимому документов. Затем авторизованный персонал может производить поиск и извлечение документов непосредственно в электронном архиве, используя мощный поисковый инструмент системы.

Пользователи могут просматривать, распечатывать документы, а также отправлять их по e-mail прямо со своего рабочего места. Документы могут быть архивированы на CD или опубликованы в Интранет или Интернет свободно без утомительного HTML кодирования. Комплексные возможности по защите документов предотвратят от неавторизированного доступа к ним. Система безопасности электронного архива постоянно отслеживает доступы и действия пользователей. Техническая документация, сохраненная на CD или опубликованная в Интернет или Интранет доступна только на чтение, но не на изменение.

Регулярно создаваемые резервные копии архива формируются отдельно, предотвращая потери данных. На примере работы с бумажными документами определим стоимость обработки запроса клиентом необходимого ему документа, к примеру руководства по эксплуатации некоего оборудования:. Как много времени теряется на поиск нужных клиенту документов по кабинетам и полкам стеллажей?. Какова стоимость вашего труда и труда вашего персонала?. Как долго клиент ждет ответа?.

Как много других клиентов ожидает обслуживания во время работы с первым клиентом? Теперь представьте себе обработку того же самого запроса клиента с помощью Электронного Архива: Клиент самостоятельно заходит на Интернет портал компании, вводит свои регистрационные данные и получает авторизованный доступ только к тем документам, которые ему открыты для просмотра администратором системы. Электронный архив: преимущества для работы с технической документацией Простое и эффективное управление документами Электронный Архив управляет большим количеством документов эффективно и просто.

Сокращение или полное устранение потери документов, использование низкозатратных методов копирования и распространения позволяет снижать общие накладные расходы. Электронный Архив технической документации — простой в обучении и использовании.

Интуитивный пользовательский интерфейс основан на базовых навыках работы вашего персонала на персональных компьютерах и уменьшает нежелание персонала пользоваться новой системой. Управление всем репозиторием документов со своего рабочего места.

Имитирование бумажной системы посредством привычной древовидной структуры документов. Уменьшение канцелярского труда и ошибок рутинной работы с помощью мощной системы поиска.

Уменьшение затрат на хранение, освобождение офисного пространства Динамически развивающийся бизнес приводит к увеличению шкафов и стеллажей для хранения документов. С помощью электронного архива вы храните точные электронные копии этих документов на электронных носителях, требующих только малую часть того пространства, что занимает бумажный архив технической документации. Вы можете вернуть себе офисное пространство, занимаемое бумагой, сократить затраты на собственные и сторонние хранилища и обслуживать клиентов без долгосрочной аренды дорогостоящих помещений.

Возвращение офисного пространства для более доходного использования последнего. Выбор из огромного числа вариантов цифровых хранилищ с целью уменьшения требуемых помещений под хранилище.

Уничтожение или перемещение оригинальных бумажных документов. Быстрое и экономично распространение документов Специалисты по эксплуатации, сервисные отделы и филиалы компании нуждаются в постоянном доступе к новейшей информации.

Клиенты ожидают постоянный доступ к документам через Интернет. Электронный архив предоставляет мгновенную, экономичную доставку документа через e-mail, Интранет или Интернет для удовлетворения своих нужд для ведения бизнеса. Клиенты получают то, что они хотят, персонал получает то, что ему требуется и каждый получает дополнительную выгоду от снижения затрат и труда на копирование и рассылку документов. Документы постоянно доступны авторизированному персоналу в сети предприятия.

Распространение документов на CD в филиалы, руководителям и независимым третьим лицам. Экономичный и безопасный доступ к документам через web-интерфейс электронного архива Восстановление потерянной производительности Поисковый механизм электронного архива позволяет незамедлительно находить документы используя атрибутивный или полнотекстовый поиск.

Используя систему создания атрибутов вы можете организовать данные по имени клиента, номеру документа, дате и другим полям, необходимым для систематизации и идентификации технической документации. Ваш персонал теряет часы продуктивного труда в поисках документов в то время как вы пытаетесь найти время на использование этой информации. Ваши документы остаются постоянно доступными пока они вам необходимы. Получение документа по запросу с использованием поискового механизма электронного архива.

Предоставление полных текстов документов для полнотекстовых поисков. Комбинирование различных поисков для точного поиска релевантных документов. Переключение труда сотрудников на более продуктивную деятельность. Цифровое архивирование обеспечивает долговременную защиту Бумага — достаточно уязвимый материал для архивирования. Пожар, наводнение и воровство угрожают целостности бумажного архива. Дублирование бумажных документов для создания резервного архива вне стен компании также достаточно дорого и отнимает много времени. Цифровое архивирование с помощью Электронного Архива упрощает восстановление архива технической документации после аварии и гарантирует долговременную защиту критически важной информации.

Инструкция По Ведению Электронного Архива В Организации

Хранение полных репозиторий документов на надежных носителя (CD, ленточные носители или рейд-массивы). Открытый TIFF или PDF формат файлов гарантирует доступ к документу в будущем. Открытая структура создает возможность простой интеграции и расширения функциональных возможностей Электронный архив технической документации — устойчивое проверенное решение, которое позволит интегрировать его с уже используемыми системами. Комбинация расширяемости и простой интеграции позволит сберечь существующие IT инвестиции и в то же время гарантировать долгосрочную выгодность вашего решения с Электронным Архивом. Полностью масштабируемое решение расширяющееся вместе с вашим нуждами.

Открытая архитектура позволяет произвести простую интеграцию с системами управления людскими ресурсами (HR), системами управления веб-сайтом и другими уже существующими на предприятии. Кто нуждается в таком решении?.

Сервисный отдел;. Отдел занимающийся поставкой и установкой оборудования;. Отдел по работе с клиентами. Исполнитель: Алее Софтвер Решение: Архив технической документации Система работает с: 2005 года Сделано: 1. Переведено в электронный вид более 2,5 млн. Страниц бумажной документации, в том числе широкоформатных чертежей, инструкций, каталогов, руководств по эксплуатации, документации по монтажу оборудования 2. Поставка и установка системы STOR-M 3 для организации электронного архива Отзыв: Руководство компании BEGARAT VERTRIEBS- UND SERVICE GMBH в лице Сарычева Михаила Сергеевича, генерального директора российского подразделения компании ЗАО «БЕГАРАТ-М», выражает благодарность ООО «АЛЕЕ СОФТВЕР» за успешную реализацию проекта по разработке и внедрению электронного архива STOR-M 3 технической и нормативной документации.

Инструкция По Ведению Электронного Архива На Предприятии

ЗАО «БЕГАРАТ-М», компании, занимающейся поставкой и обслуживанием немецкого оборудования для переработки мяса, птицы и рыбы, требовалось перевести в электронный вид более 2,5 млн. Страниц бумажной документации, в том числе широкоформатных чертежей, инструкций, каталогов, руководств по эксплуатации, документации по монтажу оборудования и многое другое. Данный проект был успешно реализован в течении первой половины 2005 года. Благодаря высокому профессионализму, компетентности специалистов ООО «АЛЕЕ СОФТВЕР» работы по реализации проекта были выполнены с должным качеством и в установленные сроки. Генеральный директор ЗАО «БЕГАРАТ-М», Сарычев М.С.